档案学习】档案整理必备:8句口诀精准判断“件”的构成(标准落地版)

此类为基础且常用的界定方式，单份文件或固定组合文件无需拆分，直接归为一件：

1. 单份独立成文文件：

单份正文（含首页附带发文稿纸的正式文件）、函件、通知、报表、合同、批复等，无论页数多寡（单页或多页），均独立界定为一件；

2. 正本与定稿组合：

同一文件的纸质正本（生效文本）与定稿（签发稿或最终定稿），含配套发文稿纸，合并界定为一件（电子文件的正本与定稿可参照此原则合并）；

3. 正文与附件组合：

同一文件的主件（正文）与附件（含附图、附表、说明材料、佐证材料等），因附件属于正文的不可或缺组成部分，合并界定为一件（即便附件独立成篇但与正文无法分割，亦需合并）；

4. 请示与批复组合：

同一事项对应的下级请示（含附件）与上级批复（含附件），作为完整办理闭环材料，合并界定为一件（排列时批复在前、请示在后）；

5. 来文与复文组合：

同一事项的外单位来文（函件、通知等）与本单位复文（函件、通知等），含双方配套附件，合并界定为一件（排列时复文在前、来文在后）；

6. 转发文与被转发文组合：

本单位转发文件与被转发的原文，二者构成完整传播与执行链条，合并界定为一件（排列时转发文在前、被转发文在后）；

7. 成套性材料：

同一事项形成的成套表单、成套会议材料（如单份会议纪要配套会议议程、签到表、会议资料）、成套统计报表（年报、季报）、成套合同（主合同与补充协议）等，因关联性极强，合并界定为一件。

此类为实操中易出现拆分偏差的场景，核心判断标准为“事项关联性”，而非文件形式、载体类型或页数多少：

1. 同一事项连续办理材料：

某事项的立项申请、审批意见、备案表及验收报告等连续办理材料，因归属同一事项、同一主体，合并界定为一件；若为不同事项（如同单位不同项目的立项申请），则分别独立定件；

2. 同文号多页文件：

同一发文机关、同一文号的多页文件，文号作为文件唯一标识，无论拆分打印为多少页，均统一界定为一件；

3. 无文号零散文件：

单位内部考勤表、值班记录、工作笔记等无文号文件，按时间周期、批次或事项划分定件，例如“2025年1月考勤表”“2025年一季度值班记录”，各为一件；

4. 附件过量或篇幅过长：

若附件页数极多（如数百页的审计报告、勘察报告），拆分后不影响正文核心含义，且便于装订、保管与利用，可将附件单独定件，同时在正文与附件上标注互为件号（如正文件号××，附件件号××-1），避免信息脱节；

5. 电子文件的“件”：

与纸质文件界定原则一致，同一电子文件的正本、定稿、元数据合并为一件；电子正文与电子附件合并为一件，特殊大容量附件（如视频、超大压缩包）可单独定件，做好关联标注；

6. 特殊载体文件：

纸质图表、图纸与配套文字说明合并为一件；声像、电子、实物等非纸质载体，通常单独定件（按载体类型分类整理），需在对应纸质归档文件中注明非纸质文件档号，实现双向关联。

1. 杜绝重复定件：

同一文件的不同印刷版本（如普通版、红头版）、同一内容的手抄件与复印件，仅留存生效正本或原件作为一件归档，无归档价值的复印件无需定件；

2. 不强行捆绑合并：

不同事项、不同发文主体、不同办理周期的文件，即便形式相近（如同类通知），也需分别独立定件（如A项目与B项目的通知，分设为两件）；

3. 明确发文稿纸归属：

发文稿纸是文件形成的重要凭证，需与对应文件的正本、定稿合并为一件，排列于定稿之前、正本之后（或按本单位归档规范排列），不得单独定件。