电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）对电子文件及其元数据的收集做出了明确的要求，在实际工作中需要按照《规范》的要求做到收集齐全、整理规范，这样才能更好的保管好电子档案。
1.应在业务系统电子文件拟制、办理过程中完成电子文件的收集，声像类电子文件、在单台计算机中经办公、绘图等应用软件形成的电子文件的收集由电子文件形成部门基于电子档案管理系统或手工完成。
2.应齐全、完整地收集电子文件及其组件，电子文件内容信息与其形成时保持一致，包括但不限于以下6个方面的要求：
(1)同一业务活动形成的电子文件应齐全、完整；
(2)电子公文的正本、正文与附件、定稿或修改稿、公文处理单等应齐全、完整，电子公文格式要素符合GB/T 9704—2012的有关要求；
(3)在计算机辅助设计和制造过程中形成的产品模型图、装配图、工程图、物料清单、工艺卡片、设计与工艺变更通知等电子文件及其组件应齐全、完整；
(4)声像类电子文件应能客观、完整地反映业务活动的主要内容、人物和场景等；
(5)邮件、网页、社交媒体类电子文件的文字信息、图像、动画、音视频文件等应齐全、完整，网页版面格式保持不变。需收集、归档完整的网站系统时，应同时收集网站设计文件、维护手册等；
(6)以专有格式存储的电子文件不能转换为通用格式时，应同时收集专用软件、技术资料、操作手册等。
3.以公务电子邮件附件形式传输、交换的电子文件，应下载并收集、归入业务系统或存储文件夹中。
4.业务系统在电子文件拟制、办理过程中采集文书、科技、专业等类电子文件元数据。
5.可使用WPS表格或电子档案管理系统按照给出的要求著录、采集在单台计算机中经办公、绘图等应用软件形成的各门类电子文件元数据，以及声像类电子文件元数据。
文书类电子文件应归档元数据按照DA/T 46—2009等标准执行，至少包括：
1.题名、文件编号、责任者、日期、机构或问题、保管期限、密级、格式信息、计算机文件名、计算机文件大小、文档创建程序等文件实体元数据；
2.记录有关电子文件拟制、办理活动的业务行为、行为时间和机构人员名称等元数据，应记录的拟制、办理活动包括：发文的起草、审核、签发、复核、登记、用印、核发等，收文的签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等。
来源：兰台驿站
编辑：王宁宁
审核：刘广平
终审：高正国 朱鸿达
