【档案学习】档案著录实操指南(三)|内容与结构项核心著录细则详解

在对应的著录层级中，需简要概括并准确记录著录单元的核心信息，涵盖时间范围、地点范围、主要内容及重要数据（含技术参数）等关键要素，确保著录信息全面且精准。

示例1:某教委报告分析了毕业生分配制度上存在的问题及进行改革的意见。国务院通知要求各地区各部门制定改革措施。某某市有关单位提出了实施意见。(说明:文件级)

示例2:馆藏该全宗档案共54卷,起止时间为1956—1960年。档案主要内容有:

（1）综合类:有交通部、该部召开铁路、公路、航运、邮电工作会议及该部党员代表大会的文件材料;五年工作计划、部务会议记录、机关规章制度、工交整风的材料。

（2）组织人事类:有交通部、铁道部、该部关于机构设置、干部任免、职工思想教育和知识分子考察、调配工作的通知、指示、决定、规定、报告。

（3）邮电、铁路类:有交通部、该部关于邮电、铁路工作的指示;关于发展江西省地方交通、邮电建设、铁路运输、建设投资与利润上缴的政策性文件。

（4）公路运输类:有交通部、该部关于江西省公路运输工作的方针政策的指示、规定;公路建设、客货运量计划;省营汽车,机关、企业、农业社汽车发展规划;车站建设、安全运输、投资建设、运输利润等方面的文件。

（5）航运类:有交通部、该部关于内河航运、港口建设、轮驳、船舶建设、地方航运、建立运输合作社工作的通知、指示、规定、报告;加强党对航运工作的领导和基层工作的通知、指示。(说明:全宗级)

重点记录著录单元中具有检索意义的人物姓名，若有必要，可同步著录人物的身份证号码、职务、出生地、工作简历等补充信息，确保人物信息可追溯。当涉及多个人物时，需逐一分别著录，各人物信息之间用“;”分隔，避免混淆。

稿本是档案文件的文稿、文本及版本的统称，著录时需严格按照档案的实际情况如实记录，不得随意篡改或简化。

注:稿本包括草稿、定稿、手稿、草图、原图、底图、蓝图、正本、副本、原版、试行本、修订本、影印本等。

文种即文件种类的具体名称，著录时需依据文件的实际类型如实记录，确保文种标识准确无误，为档案分类检索提供依据。

注:文种包括决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要、说明书、协议书、鉴定书、任务书、判决书、国书、照会、诰、敕、奏折等。

附件是指附在文件正文之后的附加材料，若文件正文后有附件，需准确著录附件题名，且需符合7.4.2.2的相关规则。当文件正文后有多个附件时，需逐一著录每个附件的题名，各附件题名之间用“;”分隔。若附件具有独立检索意义，需在附注项中补充著录附件的文号、责任者、日期等关键信息，确保附件可独立检索利用。

载体形态主要记录著录单元的载体类型、数量及单位、规格三大核心信息，具体著录要求如下：

载体类型

载体类型涵盖甲骨、金石、简牍、缣帛、纸、照片、唱片、胶片、胶卷、磁带等。其中，以纸张为载体的档案一般无需著录，其他类型载体需如实记录具体类型。

数量和单位

采用阿拉伯数字记录著录单元的具体数量，搭配档案物质形态对应的统计单位，常见单位包括“页”“件”“卷”“册”“张”“幅”“个”“片”“盒”“盘”“米”等，确保数量与单位对应准确。

规格

详细记录著录单元载体的材质、色彩、尺寸及型号等信息，确保载体规格描述精准，便于档案保管与核查。

示例1:15页 (说明:文件级)

示例2:唱片,3张(说明:文件级)

示例3:缩微平片,1张,105mm×148mm(说明:文件级)

示例4:石质印章,1枚,4cm×2cm×2cm(说明:文件级)

示例5:录像磁带,5盒,3/4英寸(说明:文件级)

示例6:134页(说明:案卷级)

示例7:照片,3800张(说明:类别级)

示例8:磁带,15盒;照片,138张;档案盒,52个(说明:全宗级)

计算机文件大小是指电子文件、电子档案以及传统载体档案数字化成果的字节数，著录时需如实记录，不得虚报或遗漏，一般以MB作为计量单位，确保文件大小信息准确可查。

示例:0.14MB(说明:文件级)；20MB(说明:案卷级)

计算机文件格式是电子文件在计算机等电子设备中组织和存储的编码方式，著录时需记录文件格式的具体名称，若有必要，可补充著录格式版本及格式描述，便于电子档案的读取与管理。

示例:文本格式ofd、pdf、doc、xls、ppt、txt、wps、xml、html等;图像格式jpg、tiff、gif、png、bmp等;图形格式dwg、dxf、igs等;音频格式 wav、mp3、mid等;视频格式 mp4、avi、wmv、flv、mpg、rm 等。

生成方式是指电子档案比特流首次形成的方式，主要分为原生、数字化、编辑三种类型，需严格依据以下规则如实著录：

1. 著录单元为电子档案时，生成方式著录为“原生”；

2. 著录单元为数字化转换形成的数字副本时，生成方式著录为“数字化”；

3. 著录单元为在尊重客观事实基础上经剪辑或非线性编辑形成的电子档案时，生成方式著录为“编辑”。

整理情况主要记录著录单元的内部结构、排序方式及分类体系等相关信息，其中类别级及以上的著录单元，需简要说明其整理情况，确保整理信息清晰，便于档案的后续管理与利用。

示例1:全宗内档案的排列顺序是按原有的顺序保管的,并被整理成五个类,以反映档案形成者在其中的主要活动。(说明:全宗级)

示例2:该全宗档案(1978—1985年)共19卷,1309份。文件排列基本齐全,按年度-组织机构分类,直属单位的案卷排列在每年度的最后,历年干部任职存入党委类。(说明:全宗级)

示例3:以件为管理单位。按照年度-机构-保管期限的分类方案整理。(说明:类别级)

保管期限是对档案划定的留存年限，需根据档案形成时间遵循对应规则著录：2006年以前的档案，保管期限一般分为永久、长期和短期三种；2006年以后的档案，保管期限分为永久和定期。著录时需优先记录原定的保管期限，若保管期限有更改，需记录更改后的新保管期限，确保保管期限信息准确无误。

示例1:永久

示例2:30年

销毁情况是指档案经鉴定后，对失去保存价值的著录单元进行毁灭性处置的相关说明，著录时需明确记录销毁时间和销毁方式，确保销毁过程可追溯、可核查，规范档案销毁管理。