档案学习 | 会议记录和会议纪要的区别?需要归档?怎么整理?

会议记录是会议情况的记录，是原始材料，要求原原本本地记录原文原意。会议记录不是正式公文，一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档。

会议纪要是正式的公文文种，有选择性、提要性，在会议结束后在会议纪录的基础上加工整理而成，要经过审批作为正式文件印发，通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。

国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》明确规定召开会议形成的文件材料属于归档范围，其中重要会议形成的主要文件材料属于永久保管，召开会议形成的一般性文件材料属于定期保管。

召开会议是机关单位处理日常事务的重要手段，会议记录是会议的重要组成部分，需要原原本本的记录，真实的把会议过程通过文字记录下来。

《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）“件的构成”中规定，“会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件”。在整理的过程中，为了深化检索，更好的便于档案保管和利用，还是推荐将会议纪要、会议记录按照一次会议做为一件档案进行对待。

档案整理过程中，不建议对会议记录和会议纪要单独整理，而应将其纳入文书档案范畴统一整理。针对会议记录和会议纪要部分，整理过程如下：

1.分别集中排列会议记录和会议纪要；

2.按时间先后对会议记录和会议纪要进行排序；

3.按照确定好的档案整理方案，将会议记录和会议纪要排列到文书档案相应位置，每个年度尽量保持一致；

4.编制页码，正面右上角，反面左上角；

5.加盖归档章，每一件盖一个档号章，并填写档号组成项；

6.将档案信息著录目录数据库；

7.对档案页进行数字化扫描；

8.装订，页数少推荐使用直角装订，页数多推荐使用三孔一线；会议记录本去除金属物、塑胶封面后，内部纸张为线装，且已经装订牢固的，尽量保持原状，不重新装订；

9.装盒，按照文书档案的排列顺序装入无酸纸档案盒；

10.入库，放入档案库房。

为了便于档案的保管和利用，在记录会议记录时，请注意以下事项：

（1）不要跨年度，同一个会议记录本不要跨两个或两个以上年度进行记录会议；

（2）不要跨页，同一档案页，不要记录两个日期的会议内容；

（3）会议记录的文本格式需要保持一致，必填项不可缺少；

（4）如不是采用会议记录本，采用其他纸张的，尽量做到统一载体规格，统一文本格式。

1.准确写明会议名称（要写全称），开会时间、地点，会议性质。

2.详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数，缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务，记录者姓名。如果是群众性大会，只要记参加的对象和总人数，以及出席会议的较重要的领导成员即可。如果某些重要的会议，出席对象来自不同单位，应设置签名簿，请出席者签署姓名、单位、职务等。

3.真实记录会议上的发言和有关动态。会议发言的内容是记录的重点。其他会议动态，如发言中插话、笑声、掌声，临时中断以及别的重要的会场情况等，也应予以记录。

记录发言可分摘要与全文两种。多数会议只要记录发言要点，即把发言者讲了哪几个问题，每一个问题的基本观点与主要事实、结论，对别人发言的态度等，作摘要式的记录，不必“有闻必录”。某些特别重要的会议或特别重要人物的发言，需要记下全部内容。有录音机的，可先录音，会后再整理出全文；没有录音条件，应由速记人员担任记录；没有速记人员，可以多配几个记得快的人担任记录，以便会后互相校对补充。

4.记录会议的结果，如会议的决定、决议或表决等情况。

会议记录要求忠于事实，不能夹杂记录者的任何个人情感，更不允许有意增删发言内容。会议记录一般不宜公开发表，如需发表，应征得发言者的审阅同意。

2.正文

（1）开头：主要用于概述会议的基本情况，包括会议名称、时间、地点、主持人、参加人、会议议程和主要成果等，文字一般比较简练。常见的写法有两种：一是列项式，即将会议名称、时间、地点等要素依次列出，各占一行，使人一目了然。这种写法多用于办公会议纪要。二是概述式，即将会议的基本要素用一段文字作简要叙述，使人看后对会议情况和基本精神有个大致了解。

（2）主体：一般包括会议研究的问题、讨论的意见、作出的决定和提出的措施办法等。

①条款法，就是把会议议定的事项用条款方式加以简要说明，分别冠以一二三四的标号，一条写一个事项。这样表述简明扼要，适用于部署工作的会议或办公会议，也适用于工作协调会等。

②综述法，就是将会议所讨论、研究的问题综合成若干部分，每个部分集中谈一个方面的问题，较复杂的工作会议或经验交流的会议纪要多采用这种写法。

③归类法，有些工作会议涉及内容较广，讨论的问题较多，这就要求按讨论问题的性质或议定事项的不同分类进行整理，分别列出序号、标题来叙述，每个标题下面视内容多少，或分段或分条来写。

④摘记法，就是按会议发言顺序记录每个人的发言要点，根据各人提出问题的不同角度，整理成几个问题，并署上发言人姓名、职务，有时还要加上小标题。

3.文尾

主要包括印发机关、成文日期、发送单位等内容。