【档案学习】什么是全宗?2026年新国标给出最新定义

最近，GB/T 13967—2026《全宗管理规则》正式发布，将于2026年8月1日起实施。

从1992年的《全宗单》到2008年的第一次修订，再到今年的全面升级，“全宗”这个档案学最基础的概念，有了覆盖全生命周期的管理规范。

全宗是什么？

按新标准的定义：全宗，是一个机关、团体、企业事业单位和其他组织形成的，或围绕特定主题管理的，具有有机联系的档案整体。

打个比方。一个单位从成立到撤销，几十年间形成的所有文件——红头文件、会议记录、人事材料、财务账册、照片音像，加在一起，就是这个单位的“全宗”。它就像一个家庭的“户口本”，把属于这个家的一切都归在一起，不跟别人家混。

全宗分两种：

一种是机构全宗，就是上面说的，一个单位形成的所有档案。大多数档案属于这一类。

另一种是主题全宗，是围绕某个特定主题收集起来的档案。比如某位知名科学家的档案、某次重大活动的档案、某项文化产业项目的档案。这些档案可能来自不同单位，但围绕一个主题，就可以设一个主题全宗。

什么样的单位能成为一个“全宗”？

新标准明确了三个条件，三条互相依存，以第一条为最主要标志：

第一，能独立行使职权，以本单位名义对外开展活动。说白了，就是有自己的公章，能独立发文、对外签合同。

第二，能编制预算或财务计划，设有会计部门或财务人员。也就是有自己的“钱袋子”。

第三，有一定的人事任免权，设有管理人事的机构或人员。也就是能管自己的人。

三个条件都具备，这个单位形成的档案，就可以构成一个独立的机构全宗。

全宗号怎么来？

全宗号，就是档案所属全宗的代码。每个全宗都有自己唯一的编号，就像每个人的身份证号。

新标准明确：属于档案馆接收范围的立档单位，全宗号由档案馆统一赋予，立档单位不应自行变更。

不属于档案馆接收范围的单位，可以不设全宗号，也可以结合单位实际情况自行拟定。

档案馆怎么分配全宗号？按照DA/T13《档号编制规则》，一般由“全宗属类代码”和3位数字组成。全宗属类，就是档案馆根据历史时期、机构性质、机构级别、特定主题等特征，对全宗进行的分类。

比如，某档案馆把馆藏全宗分为明清类、民国类、革命历史类，新中国成立后的机构全宗又分为党群机关类、政府机关类、国有企业类，还有主题全宗类。每个类有自己的代码，再加上3位数字，就是完整的全宗号。

新标准要求，档案馆应主动为法定接收范围内的立档单位赋予全宗号。其他立档单位如果与档案馆建立了移交关系，可以向档案馆申请，审核确认后赋予全宗号。

全宗从来不是一个冷冰冰的学术名词。它是档案的“根”，是把零散文件串成完整历史记录的线索。从一个单位成立的第一份文件，到撤销的最后一份档案，全宗守护着档案的来龙去脉，也守护着档案工作不可替代的价值。