首先，个人是机关单位的重要组成部分，只要在本机关单位任职，则个人的奖励和处分文件材料都是必归档项。颁发的证书原件可以归为个人所有，印发的文件应当归为单位的档案，有条件的可以制作复印件、仿真件互为保存。
其次，《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号），对表彰和奖励的文件材料区分县级（含）以上和县级以下单位，县级（含）以上的为永久，县级以下的为30年；对处分材料则只分警告处分和警告以上处分，警告以上的为永久，警告的为30年。
一般，“警告”是处分当中的最低级别的处分，除“警告”外的都属于永久保管。
