档案学习 | 文件材料的形成和收集有哪些要求

机关履行职责过程中应当按照有关程序和要求形成归档文件材料。机关办公自动化和其他业务系统应当支持形成符合要求的归档文件材料。

文件材料形成时，应当采用耐久、可靠、满足长期保存需求的记录载体和记录方式。

归档文件材料应当真实、准确、系统，文件材料组件齐全、内容完整。

机关文书或业务部门应当及时收集形成的归档文件材料，交本部门指定人员保管。

下列文件材料应当纳入收集范围：

①机关在日常公务活动中形成的归档文件材料；

②机关设立临时机构处理专项工作、处置突发事件、举办重要活动等形成的归档文件材料；

③机关承担重大建设项目、重大科研课题等形成的归档文件材料；

④机关所属机构撤销形成的归档文件材料；

⑤机关向社会和个人征集的、与机关有关文件材料等。

各门类档案的收集范围：

①文书档案的收集范围按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》制定执行。

②会计、科研、基建档案收集范围应当分别符合《会计档案管理办法》、《科学技术研究课题档案管理规范》（DA/T2）、《建设项目档案管理规范》（DA/T28）及《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》规定。

③照片档案的收集范围应当符合《照片档案管理规范》（GB/T11821）和《数码照片归档与管理规范》（DA/T50）规定。

④其他门类档案收集范围按照国家相关规定执行。

机关应当编制本单位文件材料归档范围和档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后施行。机关内部机构或工作职能发生变化时应当及时修订，经重新审查同意后施行。

文件材料归档范围和档案保管期限表应当全面、系统反映机关主要职能活动和基本历史面貌。人事、会计文件材料的归档范围和档案保管期限从其专门规定。

机关所属机构文件材料归档范围和档案保管期限表报机关审查同意后施行。

    电子文件应当连同元数据一并收集。

    收集的元数据应当符合《数字档案室建设指南》、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894）、《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46）、《照片类电子档案元数据方案》（DA/T54）、《录音录像类电子档案元数据方案》（DA/T63）等规定。