档案学习 | 如何对元数据进行收集归档?

元数据，简而言之，是描述数据的数据，它如同数据的“身份证”，记录着文件的创建时间、修改者、权限设置、大小、格式等关键信息。

在OA系统中，掌握这些元数据意味着能够快速定位、检索、分类与保护海量电子文件。它不仅有助于实现档案信息的精准查询与高效利用，还能在数据迁移、备份及长期保存中确保信息的完整性和可追溯性，以更加专业、科学的方式管理电子档案，为企业或组织的决策支持、知识传承及信息安全保驾护航。

那么，作为档案工作者，你知道元数据的收集归档都有哪些规定吗？一起来看！

第8号国家档案局令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》

机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。

第13号国家档案局令《机关档案管理规定》

1.电子文件应当连同元数据一并收集。收集的元数据应当符合《数字档案室建设指南》、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894）、《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46）、《照片类电子档案元数据方案》（DA/T54）、《录音录像类电子档案元数据方案》（DA/T63）等规定。

2.机关档案应当编制检索工具，满足手工检索和计算机检索需要。机关档案应当按照《档案著录规则》（DA/T18）进行著录。传统载体照片、录音、录像档案和实物档案应当详细著录背景、人物、来源等信息。档案著录应当与目录编制、元数据收集等工作和要求协调对应。

3.归档时交接双方根据归档目录清点核对，并履行交接手续。机关档案实现随办随归的，还应当按规定履行登记手续，记录电子文件归档过程元数据。任何部门和人员不得将应归档文件材料据为己有或拒绝归档。

4.档案销毁应当在指定场所进行。电子档案和档案数字复制件需要销毁的，除在指定场所销毁离线存储介质外，还应当确保电子档案和档案数字复制件从系统中彻底删除。销毁时应当留存电子档案和档案数字复制件元数据，并在管理过程元数据、审计日志中自动记录销毁活动。

5.档案数字化应当符合真实性管理要求，数字化过程的元数据应当收集齐全，数字复制件应当保持原貌并纳入电子档案管理系统统一管理。

6.电子档案的文件格式和质量应当符合标准要求，元数据应当齐全完整，满足长期保存和同级国家综合档案馆进馆要求。

7.机关应当根据需要制定电子档案转换与迁移方案和策略，转换与迁移活动应当记入电子档案管理过程元数据。

第15号国家档案局 中华人民共和国科学技术部令《科学技术研究档案管理规定》

各单位建设或使用科研项目管理系统时，应当充分考虑科研档案管理需要，设置科研电子文件归档管理功能或接口，并确保归档电子文件真实、完整、可用、安全。归档的科研电子文件及其存储格式、元数据等应当符合国家相关规范要求。

第79号财政部 国家档案局令《会计档案管理办法》

1.电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。

2.电子会计档案应当与其元数据一并移交,特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）

电子文件、电子档案、元数据、归档的定义

（1）电子文件，国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。

（2）电子档案，具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。

（3）元数据，描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。

（4）归档，将具有凭证、査考和保存价值且办理完毕、经系统整理的电子文件及其元数据管理权限向档案部门提交的过程。

电子文件元数据归档范围

1.应归档电子文件元数据应与电子文件一并收集、归档。

2.文书类电子文件应归档元数据按照DA/T 46—2009等标准执行，至少包括：

（1）题名、文件编号、责任者、日期、机构或问题、保管期限、密级、格式信息、计算机文件名、计算机文件大小、文档创建程序等文件实体元数据；

（2）记录有关电子文件拟制、办理活动的业务行为、行为时间和机构人员名称等元数据，应记录的拟制、办理活动包括：发文的起草、审核、签发、复核、登记、用印、核发等，收文的签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等。

3.科技、专业、邮件、网页、社交媒体类电子文件应归档元数据可参照2给出的要求执行。

4.声像类电子文件应归档元数据包括题名、摄影者、录音者、摄像者、人物、地点、业务活动描述、密级、计算机文件名等。

电子文件元数据归档格式

1.应根据电子文件归档接口以及元数据形成情况确定电子文件元数据归档格式。

2.经业务系统形成的各门类电子文件元数据应根据归档接口确定归档格式：

1）选择webservice归档接口或规范存储结构归档接口时，可以ET、XLS、DBF、XML等任一格式归档；

2）选择中间数据库归档接口时，可与电子文件一并由业务系统数据库推送至中间数据库，也可再由中间数据库导出数据库数据文件。

3.声像类电子文件元数据、在单台计算机中经办公、绘图等应用软件形成的电子文件，可以ET、XLS、DBF等格式归档。

电子档案元数据的维护

1.应基于电子档案管理系统在电子档案管理全过程中持续开展电子档案元数据采集、备份、转换和迁移等管理活动。

2.实施电子档案管理系统升级或更新、电子档案格式转换等管理活动时，应自动采集新增的电子档案背景、结构元数据，包括信息系统描述、格式信息、音频编码标准、视频编码标准、技术参数等。

3.应参照GB/T 26163.1—2010等标准持续并自动采集电子档案管理过程元数据，应记录的电子档案管理过程包括登记、格式转换、迁移、鉴定、销毁、移交等。

4.应通过备份、格式转换、迁移等措施管理电子档案元数据，包括电子文件归档接收的以及归档后形成的电子档案元数据。

5.应禁止修改电子档案背景、结构和管理过程元数据，对题名、责任者、文件编号、日期、人物、保管期限、密级等元数据的修改应符合管理规定，修改操作应记录于日志文件中。

6.应确保电子档案与其元数据之间的关联关系得到维护。