1.扫描设备的选择
档案扫描仪的选择应依据各单位自身的档案扫描的具体需求进行选择，建议选择专业品牌的扫描仪。以下一些参数应是我们挑选扫描仪时重点关注的：
①扫描量：如果单位的档案数量较少，选择平板扫描仪或低速ADF扫描仪就可以满足需求；若本单位的档案数量较大，则建议选择中高速文档扫描仪（每分钟20页以上，甚至100页以上），具备大容量进纸器和出纸器，以及强大的耐用性。
②纸张类型和状况：本单位档案若存在有大幅面或图纸档案等情况，可能要注意选购较大型扫描仪。还要考虑到档案的材质，若存在存放较久或材质易损等情况的档案，应该考虑选择专业的非接触式的扫描仪。
③图像质量及软件：扫描仪应能满足对扫描分辨率的要求，扫描的分辨率不低于300DPI；建议选择带有自动纠偏、自动裁切/去黑边、空白页检测和图像增强等功能软件的扫描仪，可较大提升扫描效率和质量。
2.扫描色彩模式选择
①扫描模式一般有黑白、灰度、彩色等。
②页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白模式进行扫描。
③页面为黑白两色，但字迹清晰度差、带有底色或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描。
④页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。
3.扫描分辨率选择
4.存储格式要求
①扫描形成的电子文件必须存储为经过压缩的多页TIFF（G4、JPG）的格式或PDF格式。一件档案扫描成一个电子文件，不论页数多少。
②图像压缩率的选择可根据实际应用的需求而定。一般，A4幅面档案图像文件容量大小控制在500KB至1.5MB之间，A3幅面档案图像文件控制在500KB至2MB之间。
5.图像命名
纸质档案扫描后形成的电子文件必须以该纸质档案的档号命名。
