档案学习 | 科技档案保管期限表

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科技档案的保管期限

科技档案鉴定工作中判定科技档案价值的大小，是通过保管期限的长短表示的。表示方法有：

（1）三分法。将科技档案的保存价值区分为永久保存、长期保存和短期保存三个档次。

（2）标时法。根据实际情况，分别规定科技档案保存的具体时间。

（3）两分法。将科技档案区分为永久保存和定期保存两部分，对定期保存的科技档案再按实际需要划分若干保管期限（如每10年为一档）。这三种划分科技档案保管期限的方法中，较常用的是三分法。

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科技档案保管期限表的类型

1.专业系统科技档案保管期限表

专业系统科技档案保管期限表，是一个专业或行业科技档案价值鉴定工作的指导性文件，由国务院各专业主管机关根据《科学技术档案工作条例》和其他有关规定，结合本专业科技档案的具体情况制定。中央各专业主管机关编制的本专业科技档案保管期限表需经本机关领导人批准，报国家档案行政管理部门备案。

2.基层单位科技档案保管期限表

基层单位科技档案保管期限表，是各企事业单位根据《科学技术档案工作条例》和本专业系统科技档案保管期限表，结合本单位具体情况编制的，适用于本单位的科技档案保管期限表。基层单位的科技档案保管期限表，需要经本单位领导人批准，并报上级专业主管机关和当地档案行政管理机关备案。

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科技档案保管期限表的结构

科技档案保管期限表由“说明”和“条款”两部分组成。

1.说明部分

说明部分用来介绍编制和使用科技档案保管期限表的有关问题。一般包括下述内容：保管期限表的编制依据；确定保管期限的原则，保管期限表的适用范围；保管期限表内条款的分类、排列方法；保管期限的计算方法；保管期限表的批准时间和开始使用的日期；使用保管期限表应注意的问题等。

文字说明部分对使用科技档案保管期限表具有指导作用，应置于保管期限表的前部。

2.条款部分

条款部分是保管期限表的主体，它具体指明了各种不同的科技档案材料应划定的保管期限。条款部分一般由以下几个项目组成。

（1）顺序号。是指条款排列的序号，也是条款的代号。它是在确定了条款的分类、排列次序以后编定的。其目的是为了方便鉴定工作，使用中可以顺序号代表条款名称。

（2）条款名称。是指一组同类型的科技档案的名称。它不是某一具体科技档案材料的名称，而是对一类文件名称的概括，如“课题研究报告”、“产品鉴定书”、“隐蔽工程图”等。

当保管期限表中的条款较多时，为了便于使用，可以分类编制保管期限表，如工业企业科技档案保管期限表可分为综合性保管期限表、生产技术档案保管期限表、设备与基建档案保管期限表、科研档案保管期限表等等；也可以在同一保管期限表中，对条款进行分类，在每一类别内对条款按重要程度或档案的形成顺序进行排列。

（3）区别依据。是指区分同一条款文件不同价值的依据。在实际工作中同一条款的文件常常存在着价值的差异，鉴定时必须分别确定它们的保管期限。各类型文件的区分依据不同，有的用重要程度来区分，有的以作者来区分，有的以工程项目的等级来区分等等。设置区分依据应注意，虽然同一条款文件可以有不同的区分依据和相应的保管期限，但它们必须共有一个顺序号，以便查找使用。

（4）保管期限。它应与每一条款或条款中的各区分依据相对应，准确反映保管期限的具体档次，或者直接注明保管年限。

（5）备注。是在必要时对条款、条款中的各档次以及保管期限进行注释和说明的栏目。

基层单位科技档案保管期限表，是专供本单位鉴定科技档案价值而使用的依据性文件，具有很强的操作性。其内容要囊括该单位工作活动中可能产生的全部科技档案。由于保管期限表的内容与科技文件归档范围相同，目前许多单位在制定科技档案管理制度时，就把它们合二为一，即在归档范围的项目中增加了保管期限的有关内容，简化了编制工作。