档案学习 | 深刻把握专业档案的特点和规律

专业档案是各级党政机关及企事业单位履行专项业务活动中产生的，具有固定名称、专业内容和管理形式，未列入机关文书档案归档范围和保管期限的档案。无论是人事档案、社保档案、退役军人档案，还是公证档案、商标档案、专利档案等，都与人民群众切身利益密切相关，与经济社会发展息息相关。深刻认识和把握专业档案的特点和规律，是做好专业档案工作的前提和基础。初步来看，专业档案具有以下几个方面的特点。

一是大量形成于基层。越到基层，专业档案数量越多，并呈现出典型的“金字塔”结构特征。以婚姻登记档案为例，《婚姻登记条例》规定，内地居民办理婚姻登记的机关是县级人民政府民政部门或者乡（镇）人民政府，省、自治区、直辖市人民政府可以按照便民原则确定农村居民办理婚姻登记的具体机关。中国公民同外国人、内地居民同香港特别行政区居民、澳门特别行政区居民、台湾地区居民、华侨办理婚姻登记的机关是省、自治区、直辖市人民政府民政部门或者省、自治区、直辖市人民政府民政部门确定的机关。因此，婚姻登记档案大量产生在县级民政部门，只有少量涉港澳台及涉外婚姻登记档案会产生在省级民政部门。民政部并不形成婚姻登记档案。另外，专业档案更多产生于机关所属事业单位，机关本身产生的并不多。除干部人事档案、会计档案等少数专业档案具有一定的通用性外，大多数专业档案只在特定部门、特定领域产生、保管和利用。

一对新人喜结连理  李 妍 摄

二是体量普遍较大。专业档案的数量普遍较多，以经营主体登记档案为例，仅北京市形成的经营主体登记档案数量就达600多万卷。深圳市公证处自1978年成立以来，所形成的公证档案数量超过250万卷，更不用说基于民生管理形成的户籍档案、社保档案、医保档案等，其数量动辄以百万级、千万级来衡量，远远超过了许多省级综合档案馆馆藏数量。在资源流向方面，专业档案一般以形成单位自身保管为主，受库房容量、查询利用等因素影响，最终移交进综合档案馆的总体比例不高。这就要求各级专业档案管理部门在加强库房建设、确保档案实体和信息安全上切实担负起责任。

市民正在办理公证业务  深圳市公证处供图

三是归档要求与业务密切相关。首先，不同于文书档案一般按年度归档，专业档案在形成和归档环节一般随办随归。其次，专业档案一般需要经历较长时间的“归档窗口”才能固化下来。如，人事类专业档案、儿童福利机构档案、社区矫正档案、经营主体登记档案等在形成过程中，会不断增加新的需要归档的文件材料，其档案一直处于“开口”状态。最后，专业档案的管理责任主体具有变动性。如，干部人事档案、企业职工档案、流动人员档案、高校毕业生档案等一般随着人事关系的变动而变化，即“档随人走”。社保档案、福利院儿童档案、户籍档案等也是如此。另外，经营主体登记档案也随着企业地址迁移而变化。如，当企业从一个省市迁移到另一个省市，其登记档案也会进行迁移。

四是根据自身特点进行整理。专业档案一般根据管理需要和特点来进行整理，且多以卷为单位，如一人一卷、一户一卷、一企一卷等。在档号编制上，会使用统一的代码。如，经营主体登记档案以唯一的社会信用代码作为识别档号，社保、医保档案以身份证号作为识别档号。在保管期限上，文书档案保管期限一般分为10年、30年和永久，但专业档案会根据其特点来确定，具有一定的灵活性。如，婚姻登记档案保管期限为100年，人事档案保管期限一般从当事人死亡之后开始计算。企业登记主体档案的保管期限也是从企业注销后才开始计算。住院病历档案的保管期限既与本次住院形成的时间相关联，也与前后住院的病历动态相关联，具有专业性和特殊性。

五是利用服务具有自身特点。专业档案一般在形成过程中或者尚未固化的时候就已经开始发挥利用服务的作用，而不需要封闭一定期限后再开放利用。同时，专业档案的利用具有一定的排他性，一般以直接服务当事方和特定方为主，且查询利用频率较高。即使在综合档案馆馆藏档案查询利用服务中，利用量最大的往往也都是学籍档案、婚姻登记档案、企业职工档案等。可以说，专业档案在保障和改善民生方面有着最直接最生动的实践，在服务国家治理体系和治理能力现代化方面发挥着重要作用。

六是数字化发展速度较快。在数字化转型发展方面，基于专业档案天然的关联性、流动性和系统性特征，其管理中更容易引入和推广信息化技术手段和方法。随着数字政府建设和政务信息化的深入推进，专业档案逐步向无纸化发展，大量传统的纸质文件被电子文件所替代，电子文件的归档和管理成为专业档案发展的必然趋势。如何提升信息化条件下专业档案治理能力，通过电子化转型提升专业档案工作效率，更好满足更多更频繁的跨地区、跨层级利用，是其管理面临的重要课题。

除了以上6个特点外，专业档案还有许多其他特点，如地名档案、收养登记档案等具有存量大、增量少等特点。

基于专业档案的专业性和特殊性，要认真研究和把握其特点和规律，有针对性地开展工作。在思想认识方面，要按专业的方法去指导和管理专业档案；在管理机制方面，要建立健全档案主管部门与业务主管部门协作配合的工作机制，进一步夯实工作责任；在工作推进方面，要积极发挥管理制度的作用。需要补充的是，专业档案的特点决定了仅仅制定文件材料归档范围和档案保管期限是远远不够的，还必须结合实际制定相应的管理制度或办法，努力提升管理规范化水平，不断增强人民群众的获得感、幸福感、安全感。