【转】【档案学习】档案文件收集归档全流程指南(专业实操版)

归档工作的高效推进，离不开前期的周密准备。核心是让各部门清晰知晓“归什么、谁来归、什么时候归、怎么归”，从源头规避漏归、迟归、乱归问题。

1. 明确归档范围与保管期限

依据《档案法》《机关档案管理规定》，结合本单位工作职能，编制“归档范围和保管期限表”，明确两类核心信息：

必归文件：公文、会议材料、项目档案、涉密文件、财务凭证、人事材料等，能反映单位工作活动、具有查考价值和法律效力的各类材料；

无需归档文件：普通传阅件、临时通知、无实质内容的沟通材料等；

同时按“永久、30年、10年”划定保管期限，涉密文件需同步明确密级，表格经审核后全单位统一执行。

2. 建立双层责任体系

实行“档案管理机构总负责+各部门兼职档案员具体落实”模式：

档案管理机构：统筹制定流程、开展培训、审核验收、集中保管；

部门兼职档案员：涉密部门需由涉密人员担任，负责本部门文件的日常收集、整理、初审和按期移交，是归档第一责任人。

3. 明确归档时间节点

分两类执行，涉密文件、重大事项文件优先：

定期归档：通用文书按年度归档，次年3-6月完成上一年度移交；财务、人事等专业档案按行业规定执行（如财务档案年度终了后1年移交）；

即时归档：涉密文件、重大会议/项目文件、撤销机构文件、离职人员经手文件，工作结束后7-15个工作日内完成归档，做到“事毕即归、人走即归”。

4. 备好专用物资与工具

通用物资：档案盒、卷皮、备考表、碳素笔、档案专用装订机等；

涉密物资：涉密专用档案盒（带密封标识）、涉密文件登记本、加密存储U盘；

系统工具：档案管理系统（含电子归档模块）、涉密计算机（仅处理涉密文件）。

文件收集是核心环节，重点把握“完整齐全、原件为主、密级隔离”，确保不遗漏有价值文件，同时防范泄密风险。

1. 收集范围全覆盖（核心类别）

所有反映单位工作、具有保存价值的文件均需收集，原件优先，无原件的需注明原因并留存加盖公章的复印件，核心类别包括：

文书档案：请示、报告、批复、会议纪要、工作计划、合同协议等；

涉密档案：涉密公文、涉密会议纪要、涉密项目材料等（含各类载体）；

专业档案：财务凭证、人事档案、项目立项验收材料、审计纪检材料等；

特殊载体档案：照片、录像、光盘、实物档案（奖牌、证书等）；

其他：上级来文、下级报备材料、对外交往材料、荣誉资质等。

2. 规范收集方式（按类施策）

部门自主归集：兼职档案员按“年度-密级-工作类型”归集，放入专用档案盒并做好临时登记；

专人上门收集：针对涉密部门、重大项目组，定期上门收集，涉密文件需在涉密场所双人交接；

集中催交收集：归档截止日前15天，下发催交通知，台账记录拖延部门；

专项收集：机构撤销、人员离职、项目结题时，三方共同核对，确保无遗漏。

3. 收集核心要求（严把入口关）

完整齐全：正文、附件、审批单、盖章页等缺一不可，成套文件不得拆分；

原件优先：打印件需为正式清晰版本，手写件用碳素笔，字迹清晰无涂改；

密级隔离：涉密与非密文件单独封装、单独登记，标注密级和形成部门；

特殊载体：随附说明材料（注明内容、时间、拍摄人等），电子文件提供只读载体；

初步修复：破损、缺页文件及时粘贴、复印修复，无法修复的注明情况。

整理的核心是“分类清晰、顺序固定、标识规范”，为后续审核、立卷打基础。重点提醒：涉密文件整理全程在涉密场所进行，无关人员不得参与！

1. 分类：按“年度→机构→问题→密级→保管期限”多层级分类，涉密文件单独成类，不与非密混合；

2. 排序：同一分类下按形成时间顺排，成套文件按“审批-正文-附件-执行材料”逻辑排列；

3. 修整：统一为A4规格，折叠不规则纸张，拆除金属装订物，修复破损文件，缺页缺签字的退回补全；

4. 编号：编制临时页号/件号，从1顺编，无重号漏号，涉密文件手写编号；

5. 标识：标注文件题名、时间、部门、密级、保管期限，涉密文件加盖密级专用章。

审核鉴定是质量把控关，实行“部门初审+档案管理机构复审”，不合格文件一律退回整改，直至符合要求。

1. 部门初审

由部门负责人、兼职档案员共同审核，签署初审意见，填写《档案文件移交初审表》，重点检查：文件完整性、分类排序规范性、密级与期限标注准确性、涉密文件封装规范性。

2. 档案管理机构复审

专业档案人员全面审核，必要时联合保密委员会、业务部门联合鉴定，重点复核：

初审意见完整性，文件是否符合归档范围；

整理规范度，分类、编号是否合规；

密级与保管期限，发现定高或定低的，重新核定并注明原因；

特殊载体，审核载体完好性、说明材料齐全性。

3. 问题整改

复审不合格的，发放《档案文件整改通知书》，明确整改问题和期限，退回原部门整改；多次整改不合格的，纳入部门考核。

这是将审核合格文件转化为正式案卷的关键环节，对接案卷排列、编号规范，实现“文件→案卷”的转化，核心要求：涉密与非密单独立卷、单独装盒。

1. 组卷：按“一事一卷、成套成卷”原则，一个案件、一项工作的文件集中组卷，涉密文件一卷一密，不跨密级组卷；

2. 拟写题名：准确简洁，反映卷内文件的部门、内容、时间、类型，如“XX部门2025年工作会议材料（机密）”；

3. 编制档号：按“全宗号-案卷目录号-案卷号-页号”编制唯一档号，涉密案卷前缀标注密级符号（绝密/机密/秘密）；

4. 填写信息：完整填写案卷盒封面、侧面及备考表，确保信息与卷内文件、移交表一致；

5. 装盒：非密用普通档案盒，涉密用专用密封档案盒，加盖密级章和密封章，特殊载体单独装盒；

6. 移交清点：双方填写《档案案卷移交清册》，一式两份，签字盖章留存；涉密案卷实行双人交接、双人签字，做好保密记录。

案卷移交后，档案管理机构需在3个工作日内完成后续工作，实现“实体-目录-台账”三位一体。

1. 编制目录：按档号顺序编制纸质和电子案卷目录，涉密目录单独编制、按密级管理；

2. 更新台账：同步更新归档台账、涉密档案台账、特殊载体台账，实现全流程追溯；

3. 标注存放：按排列规则放入档案柜，标注存放位置，更新存放示意图，涉密案卷放入专用涉密柜；

4. 电子归档：电子文件与纸质文件同步归档，涉密电子文件上传至涉密系统，加密存储。

1. 涉密文件归档

全程在涉密场所操作，不使用非涉密设备；

一卷一密，单独编档号、编目录；

电子与纸质同步归档，加密存储，不混用存储介质；

草稿、废页按涉密载体统一销毁，不随意丢弃。

2. 电子文件归档

双套制归档（电子+纸质），电子版本为不可编辑PDF；

随附元数据，做好防病毒处理；

涉密电子文件单独加密，严格控制访问权限。

3. 特殊载体归档

照片：归档底片、电子版、纸质照片，附说明表；

音视频：归档原版载体，标注内容、时长，做好防磁防潮；

实物：归档实物及说明材料，一一对应，单独编目。

1. 定期监督：档案管理机构每季度检查各部门归档情况，重点核查涉密管控；

2. 纳入考核：将归档工作纳入部门和个人考核，奖惩分明；

3. 开展培训：定期培训兼职档案员，提升专业能力和保密意识；

4. 应急处置：建立应急预案，应对文件丢失、泄密、载体损坏等突发情况。

档案收集归档无小事，每一个环节都关乎档案的完整性、安全性和利用价值。规范归档流程，强化涉密管控，落实责任到人，才能让档案真正发挥“存史、资政、育人”的作用。

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