档案学习 | 认识归档文件、会计档案和声像档案

1、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。文件的形成有其自身的规律和特点。不同的机关，尽管其职责和业务范围各不相同，但各项职能活动总是存在着各方面的联系，所形成的文件之间必然有一定规律，这种规律也就是文件之间有机联系的具体表现。文件之间的这种联系既能反映出机关职能活动的历史面貌，同时也符合人们查找利用档案的心理预期，为检索提供了线索。因此，进行归档文件整理工作，必须遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

2、区分不同价值。不是所有办理完毕的文件材料都需要整理归档，而是要依照国家有关规定，区分归档范围内不同文件的价值，划定不同保管期限。

3、便于保管和利用。这是归档文件整理最基本的原则，也是检验归档文件整理方法实用性的唯一标准。“便于保管和利用”既是归档文件整理的出发点，也是最终目的。

归档文件可以采用年度----机构（问题）----保管期限或保管期限----年度----机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。

按照归档文件整理规则进行。

归档文件整理就是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。目前，文书档案的整理有两种方法，即按“卷”整理或按“件”整理。

一、按“卷”整理是一种传统的方法，一般可分以下几个步骤：　　1.分类。分类方法有多种，常用的是年度分类法和问题分类法。年度分类法就是按照文件内容针对的时间把属于不同年度的文件分开。问题分类法就是按照档案所记录的主题内容对档案分门别类。在企业档案工作中我们可以把文书档案分成党群工作、行政管理工作、经营管理工作、生产技术管理工作等四类。我们认为文书档案运用年度─问题分类法来分类是比较符合实际需要。　　2.组卷（即组成案卷）。它是档案整理的最基本环节，其实质是将一组密切联系的文件材料组合在一起，便于保管和利用。文书处理部门通过平时归卷将已办理完毕的文件分别归入有关卷夹，为年终立卷工作打下良好的基础。在确定某组文件能否组成一卷之前，还必须对已归档文件进行最后的全面调整，然后进行具体的系统整理组合。

对归档文件检查调整的内容包括：

（1）应归档的文件是否收集齐全完整；

（2）归档的文件是否属于本年度、本部门的立卷归档范围；

（3）每个卷夹内的文件是否保持了文件之间的有机联系，反映了立卷的特征；

（4）检查各卷夹内文件的保存价值是否大体一致，并确定保管期限；

（5）检查各卷夹内文件数量是否适当。　　3.卷内文件材料排列（按文件形成的时间先后或重要程序排列)；　　4.根据排列结果，对卷内文件材料有图文的页面逐页编号；　　5.编制卷内目录和备考表；　　6.按卷内目录、文件材料、备考表的顺序排列后装订成卷或按件放人档案盒内；　　7.拟写案卷标题，填写案卷封面。案卷标题即案卷题名，是案卷的名称，是对卷内文件材料的高度概括。拟写案卷标题内容要概括确切，文字上要简练通顺，标题字数一般不超过50 字为宜。标题结构一般由主要发文机关、内容、文种三部分构成；　　8.案卷排列与编号。案卷排列要保持案卷之间的有机联系和条理性，一般可按先永久，长期，短期来进行排列，然后按排列顺序每年编一个流水号；　　9.编制档案案卷目录。案卷目录由归档号、案卷号、题名、年度、页数、保管期限、备注等组成，案卷目录可以多年编成一本或一年多本。

二、按“件”整理主要步骤有：　　1.对归档文件逐件装订固定；　　2.对归档文件以“件”为单位进行年度─ 保管期限分类；　　3.对分类后的归档文件按时间、重要程度排列，其中对成套性文件材料相对集中；　　4.根据排列结果逐件在归档文件上方空白处加盖“档号章”并填写有关栏目的内容；　　5.编制归档文件目录；

6.将归档文件件按连续件号顺序装盒。

会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告（会计报表等）和其他会计核算专业材料，是记录和反映本单位经济业务的重要史料和证据。

主要包括：

（1）会计凭证：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证；

（2）会计账簿：总账、明细账、日记账（银行日期账、现金日记账）、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账（公积金、养老金明细账）；

（3）财务报告：月报、季报、年报（包括附表及文字说明）、其他财务报告；

（4）其他：银行存款金额调节表、银行对账单及其他应当保存的会计核算专业资料，还有会计档案的移交清册和销毁清册（此项也可放在全宗卷内）。会计部门将当年年度的会计凭证、会计账簿、财务报告及其他会计核算专业材料收集齐全、完整，然后按照凭证、账簿、报告等几种主要形式进行分类。

通常采用：

（1）年度---类别----保管期限的分类方法，首先应分开会计年度，再按形式分为几类（先报表、账簿再凭证），然后在各类内按保管期限的长短顺序排列，一年编一个案卷流水号；

（2）类别保管期限----年度分类方法，即把报表、账簿、凭证分开，再按年度时间先后排列，历年各编一个案卷流水号。

会计档案经过分类排列、装订和编号，使之位置固定焉，然后登记案卷目录，这就是会计档案的编目。编制会计档案目录工作，一般由会计部门负责完成。当年会计档案在会计年度终了后，可暂由会计部门保管一年。期满后，应当由会计部门编制移交清册，移交本单位档案部门统一保管。这里的移交清册一般可以用案卷目录代替。

声像档案是指国家机构、社会组织或者个人在社会活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、影片、唱片、录音带、录像带、磁带、光盘等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录。

数码照片：是指用数码相机、数码摄像机、扫描仪等设备获得的、并可在通信网络上传送的静态图像文件。

数码照片档案：国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，对国家和社会有保存价值的数码照片。数码照片档案一般由数码照片、说明两部分组成。

1、本单位主要职能活动和重要工作成果的声像材料；

2、领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的声像材料；

3、本单位组织或者参加的重要外事活动的像材料；

4、本单位重要工程建设、重大技术改造和技术引进中形成的声像材料；

5、本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的声像材料；

6、本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的声像材料；

7、其他具有保存价值的声像材料。

1、属于归档范围的声像材料，形成部门和人员应当及时向本单位档案部门归档，不得私自保存或者据为己有；

2、归档的声像材料必须是原版、原件，（底片与照片影像应当一致）；

3、归档的声像材料必须图像清晰，声音清楚，不加修饰剪裁（底片不得磨损）；

4、如果单位有声像档案需要移交，请根据声像档案目录做好信息备注；

5、同一年度内组内的声像档案按形成时间排列；

6、对反映同一内容的若干张数码照片，应选择其中具有代表性和典型性的数码照片归档，所选数码照片应能反映该项活动的全貌，且主题鲜明，影像清晰、完整。【反映同一场景的数码照片一般只归档一张】。