合同归档
有哪些要求？
别再以为合同签完、盖完章就没事了
归档不当，等于埋下一颗“法律地雷”
每家企业一年要签几十、几百甚至上千份合同。 签完、付完款，这些合同去哪儿了？ 有的散落在桌面，有的塞在文件柜里，有的干脆丢在员工离职时清空的电脑中。
合同归档看似是“小事”，出了问题是“大事”——诉讼、审计、税务稽查、融资尽调，第一件事就是：调合同。
今天，我们来把合同归档的要求讲清楚。全是干货，建议收藏。
归档范围：哪些合同必须归档？
原则上，所有具有法律效力、履行完毕或正在履行中的合同及其全过程文件均应归档。包括但不限于：
合同正本、副本、附件、补充协议；
招投标文件（标书、中标通知书、评标记录）；
合同审批单、会签意见、授权委托书；
变更、解除、终止合同的相关函件；
履行中的验收单、付款凭证、发票、往来函件；
纠纷处理文件（律师函、调解书、判决书等）
归档时间要求
按年度归档
多数单位以合同履行完毕（结清、验收完成） 的年度为归档年度。例如2023年签订、2024年履行完毕的合同，应在2024年归档。
即时归档
已履行完毕的合同，应在1-3个月内完成整理移交，避免积压。
归档整理要求
文件齐全：确保正文、审批、履行凭证等不缺件
顺序固定：按“正本→副本→审批单→招标文件→变更函→履行凭证”等逻辑排列（可依单位制度调整）。
去除金属物：订书钉、回形针必须拆除，防止生锈腐蚀纸张。
编制页码：用铅笔或在固定位置标连续页码，一本一号。
加盖归档章：在首页右上角的归档章上填写全宗号、目录号、案卷号、年度等。
装订方式：线装或三孔一线装订（不得用胶水或只能短期固定的方式）。厚度不超过2cm。
编号与著录要求
案卷号：唯一且连贯，如“HT-2024-001”。
档号结构：全宗号 - 档案门类代码（HT） - 年度 - 保管期限 - 案卷号。
建立台账或电子目录：必须包含以下字段：合同编号、名称、甲方/乙方、签订日期、金额、保管期限、存放位置。
保管期限
长期合同（重要、涉密、金额巨大）：15年以上或永久。
一般合同（采购、服务等）：10年（参照《合同法》诉讼时效及相关行规）。
短期合同（小额、一次性）：3-5年。
财务相关合同（借款、担保）：至少15年或按会计档案要求。
基建、设备合同：保存至资产报废后3年。
注意：到期销毁需编制销毁清册，经审批并至少留存5年备查，严禁私自销毁。
电子合同归档特殊要求
双套制：具有法律效力的电子合同，一般需打印纸质版并存电子副本（除非获得电子档案单套制试点许可）。
格式转换：如PDF/A-1a或OFD格式，确保长期可读。
元数据捕获：包括签署时间戳、数字证书、哈希值、操作日志等。
备份策略：光盘/硬盘/云异地备份，每半年或一年检测一次可读性
借阅与移交
借阅登记：谁、何时借哪份合同、用途、预计归还时间。
禁止行为：不得带出档案室复印（除非审批）、不得涂改、拆卷、转借。
移交手续：从业务部门移交档案室时，需逐卷清点、双方签字。
常见错误自查清单
合同打印时漏了最后一页的签字盖章页；
附件（如技术规格书）未附在合同后面；
未去除订书钉导致归档章盖歪或文件损坏；
用圆珠笔或铅笔在合同原件上批注；
没有给合同设置保管期限标识；
电子合同直接存在共享文件夹，无备份无元数据。
总结一句话：
合同归档= 原件完整 + 按年整理 + 去钉编页 + 规范编号 + 明定保管期限 + 电子备份可读。
