归档文件作为对过往活动、事项、信息的固化记录，其核心价值在于原始性、真实性和凭证性，这也决定了其修改行为并非随意可行，而是受到严格的制度约束、场景限制和合规要求。
要明确归档文件能否修改，首先需理解其核心属性——归档文件是经过整理、鉴定后，按照规定移交档案管理机构（或单位内部档案部门）保存的具有保存价值的文件材料，涵盖纸质文件、电子文件、声像文件等多种形式。其核心价值在于“原始凭证性”，即能够真实反映过往活动的实际情况，为后续的审计、核查、历史追溯、法律取证等提供可靠依据。
基于这一属性，归档文件的修改被天然赋予严格限制：一旦随意修改，将破坏文件的原始性和真实性，导致其失去凭证价值，甚至可能引发法律风险、管理混乱。因此，“原则上禁止修改”是归档文件管理的基本准则，这一准则在各国档案管理法规、行业标准中均有明确体现，例如我国《档案法》《归档文件整理规则》《电子档案管理基本术语》等规范，均将“维护档案的真实、完整、可用和安全”作为核心要求。
（一）绝对禁止修改
1.法律文书类：如合同、协议、判决书、裁定书、公证书、验资报告、审计报告等，这类文件的内容直接关联权利义务关系，修改后将导致凭证失效，甚至违反法律规定；
2.政务/公务决策类：如党委（党组）会议纪要、政府常务会议纪要、单位决策文件、任免通知等，这类文件反映官方或单位的正式决策过程和结果，修改将破坏决策的严肃性和历史真实性；
3.原始记录类：如原始考勤记录、财务原始凭证（发票、收据、银行回单等）、科研原始数据记录、现场勘查记录、医疗病历原始记录等，这类文件的核心价值在于“原始性”，任何修改都会导致数据失真，影响后续核查和追溯；
4.历史档案类：如已归档的历史文献、名人手札、年代久远的官方文件等，这类文件不仅具备凭证价值，还具备历史文化价值，修改将破坏其历史原貌，造成不可挽回的损失。
需要特别说明的是，这类文件的“绝对禁止修改”不仅包括内容修改，还包括对文件载体、格式的破坏性修改（如裁剪纸质文件、覆盖电子文件原始数据、修改文件形成时间戳等）。即使发现文件内容存在错误，也不得直接修改原始文件，而需通过后续的“补充说明”“更正声明”等方式进行规范处理。
（二）允许合法修改
1.归档整理阶段的规范性修正：在文件刚完成形成、尚未正式归档，发现文件存在格式不规范、著录信息错误等问题，可在档案管理人员的指导下进行修正。例如，纸质文件的页码遗漏、装订错误，可补充页码、重新规范装订；电子文件的元数据著录错误，可在归档系统中进行更正，并由修改人、审核人签字确认，留存修改记录。需要注意的是，这类修改必须在“归档完成前”或“归档整理过程中”进行，且仅针对“著录信息、格式规范”等非核心内容，不得触及文件正文的原始信息。
2.电子归档文件的技术性修正（非内容修改）：对于电子归档文件，由于技术格式迭代、存储介质迁移等原因，可能需要进行技术性转换，这类修改属于“技术性修正”，目的是保障电子档案的长期可读性，而非改变文件内容。根据《电子档案管理办法》要求，这类技术性修正必须在档案管理系统中留下完整的操作日志，记录修改时间、修改人、修改内容（技术转换方式）、审核人等信息，确保修改过程可追溯，且转换后的电子文件需与原始文件内容完全一致，不得出现信息丢失或篡改。
3.经法定审批的特殊修改：对于非核心凭证类的归档文件，因特殊需求（如单位名称变更后，需对归档文件中的单位名称进行统一标注修正；或发现文件中存在非关键性的笔误，不影响核心信息和凭证效力），需经档案管理机构和文件形成单位共同审批，明确修改理由、修改范围，由指定人员进行修改，并留存完整的审批文件、修改记录，修改后的文件需注明“修改时间、修改人、审核人”，确保修改行为合法合规、可追溯。
（三）特殊情形下的补充修正
1.发现原始文件核心信息错误：如发现归档的合同中存在金额写错、期限写错等核心错误，或科研原始数据中存在记录错误，但原始文件已归档，无法修改。此时，需由文件形成单位出具《更正说明》，明确原始文件的名称、归档编号、错误内容、正确内容、错误原因等信息，经单位盖章、负责人签字后，与原始文件一并归档，作为后续查阅、使用时的参考依据，确保使用者能够了解错误情况和正确信息。
2.原始文件存在信息遗漏：如归档的会议纪要遗漏了关键参会人员，或财务凭证遗漏了必要的附件说明，此时可出具《补充说明》，补充完整相关信息，经审批后与原始文件一并归档，确保档案信息的完整性。
3.历史档案的解读修正：对于年代久远的历史档案，若发现以往的解读、标注存在错误，不得修改历史档案本身，而需通过新增“解读更正说明”的方式，注明正确的解读内容、修正依据，与原始历史档案一并保存，既维护历史档案的原始原貌，又保障后续使用的准确性。
1.审批流程前置：任何归档文件的修改（包括技术性修正、规范性修正），都必须先履行审批程序，由修改申请人提交《归档文件修改申请表》，说明修改理由、修改范围、修改方式，经文件形成单位负责人、档案管理机构负责人审核批准后，方可实施修改。未经审批的任何修改行为，均属于违规修改。
2.修改过程全记录：修改过程必须留下完整的可追溯记录，包括但不限于：修改审批文件、修改操作日志（电子文件）、修改前后的文件对比件、修改人签字、审核人签字、修改时间等。对于纸质文件的修改，若确需修改（如规范性的页码补充），需使用规范的修改符号，修改人、审核人需在修改处签字确认；对于电子文件的修改，必须在档案管理系统中留存操作日志，确保修改行为可查、可追溯。
3.保持原始文件可追溯：即使进行了合法修改，也需确保原始文件（或修改前的版本）能够被追溯。对于电子归档文件，需采用“版本管理”方式，保留修改前的原始版本，修改后的版本作为“修正版本”归档，并明确标注版本号；对于纸质文件，若修改涉及文件内容的细微调整，需保留修改前的复印件，与修改后的文件一并归档，确保原始信息不丢失。
4.责任明确到人：归档文件的修改实行“谁修改、谁负责，谁审核、谁把关”的责任机制，修改人需对修改内容的准确性负责，审核人需对修改流程的合规性和修改内容的合理性负责。若因修改不当导致档案失真、失效，或引发法律风险，将依法依规追究相关人员的责任。
1.行政责任：根据我国《档案法》第四十八条规定，擅自涂改、抽取、伪造档案的，由县级以上档案主管部门、有关机关对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成违反治安管理行为的，由公安机关依法给予治安管理处罚。对于单位而言，违规修改归档文件还可能导致档案管理考核不合格，影响单位的相关评优、资质认定等。
2.民事责任：若违规修改归档文件导致他人合法权益受损（如修改合同文件导致合同一方遭受经济损失、修改医疗病历导致患者权益受损等），相关责任单位和个人需承担民事赔偿责任，赔偿受害人的经济损失、名誉损失等。
3.刑事责任：对于情节严重的违规修改行为，如篡改重要档案、伪造档案用于诈骗、诬告陷害等，可能触犯《刑法》中的相关罪名（如伪造、变造、买卖国家机关公文、证件、印章罪，诈骗罪等），将依法被追究刑事责任，面临有期徒刑、拘役、管制等刑事处罚。
4.管理风险：违规修改归档文件将破坏单位的档案管理秩序，导致档案失去凭证价值，影响后续的审计、核查、监管检查等工作，可能引发单位内部管理混乱、信誉受损等问题。
1.原始性保障：电子归档文件的原始性难以通过物理形态判断，需依靠“电子签名”“时间戳”“区块链存证”等技术手段进行固化。未经授权的任何修改都会导致电子签名失效、时间戳异常，因此电子归档文件的修改必须在具备安全防护和版本管理功能的档案管理系统中进行，确保修改行为被系统自动记录，且原始版本的电子签名、时间戳等信息不被破坏。
2.格式兼容性：电子归档文件的技术性修正需确保转换后的文件格式符合国家档案管理标准，且转换过程中不出现信息丢失、排版错乱等问题，转换后的文件需经过校验，确保与原始文件内容一致。
3.存储安全：电子归档文件的修改需在安全的存储环境中进行，防止修改过程中出现文件丢失、被恶意篡改等风险。档案管理系统需具备访问控制、权限管理功能，仅授权人员可进行修改操作，且修改操作需经过二次审核，确保安全可控。
