1．归档分工参考《文件材料归档流程》。
2．形成积累
2.1 学校各归档文件整理单位各级声像材料形成部门均有积累声像档案的责任，并分工归口立卷。
2.2 声像项目负责人、编导和其他制作人员，要按分工认真做好制作记录，整个工作结束后，按归档要求向本单位档案员移送全套案本。
2.3 各归档文件整理单位档案员对收集上来的声像载体材料，按规定程序进行系统整理后向综合档案馆（室）移交。
2.4 声像文件材料归档数量：母盘（带、片）一份，复制件一份（复制件要标明）；重要和经常使用的应酌加副本。
2.5 所有实物档案一律拍照入声像档案处理。
3．整理组卷
3.1 归档原则
根据声像文件材料形成规律和多种载体的特点，分类组成保管单位。对单件声像载体材料，要附以文字说明，对同一载体多项内容的，采用按主题内容逐一著录的方法（见表13），对同一内容、多载体合成的档案，应注明参见号，既保持声像载体档案的原始顺序，又凭借著录，保证不同内容的声像材料具有独立的使用性。
3.2 归档分类
3.2.1 按介质分为纸质文件材料和声像载体材料
3.2.2 纸质文件材料指综合管理工作文件材料和制作项目的文件材料；
3.2.3 声像载体材料按类型分为照片、录音制品、录像制品、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等；
3.2.4 同一类型的声像载体材料又可按幅面尺寸再细分。
3.3 归档分工
3.3.1 综合管理材料由现代教育技术中心立卷归档；
3.3.2 制作项目文件材料和声像制品，由制作项目单位或个人立卷归档；
3.3.3 两个以上单位共同制作的，由主办单位立卷归档；
3.3.4 外单位制作的反映本校活动的声像载体材料，由档案部门负责征集或委托征集。
3.4 归档材料的整理
3.4.1 检查归档的材料是否完整、准确、系统、配套，音响、画面是否清楚，对有局部划伤、断裂者，应及时修补、粘结，生霉、发潮的，要及时冲淡、风干。
3.4.2 根据声像载体材料的形成规律，保持有机联系和便于查考利用的原则，结合内容、价值、数量和载体类型、尺幅，进行系统整理，组成保管单位。
3.4.3 照片及底片要有文字说明（包括内容、时间、地点、人物和制作者），其他载体形式的声像材料要有相应的文字材料，包括完成原本、定稿本、长度、时间、内容简介、色彩、密级、制作单位和人员等。
3.4.4 声像材料的档号要与文字材料的档号互相照应，互记参见号，声像制作的文字材料整理要求按《文件材料归档流程》的相关条款执行。封面项目暂以本规范为准。
3.4.5 声像材料的装具，一般应使用原装具。经制作后的单件声像材料和照片，可用符合规范的专门的盒、册、封套装载。
4.归档移交
4.1 档案移交参考《文件材料归档流程》。
4.2 综合管理材料归档时间为次年3月底以前。声像载体材料在完成制作后三个月内归档。
4.3 需要补充的文件材料整理后应及时向综合档案馆（室）移交，若需要对综合档案馆（室）归档的文件材料进行修改，必须经所在部门主管领导的批准，否则，不得修改任何文件材料。修改时必须填写“修改申请表”，连同修改的文件材料一并归档，具体条款参考《综合档案馆（室）工作规范》关于档案的补充与修改部分的相关规定。
