对于机关单位来说，就是按照国家规定，通过接收或征集，将分散在各部门或个人手中的应归档文件材料归集起来，交本部门指定人员集中保管的过程。
《机关档案管理规定》在形成内容中提出“归档文件材料真实、准确、系统，文件材料组件齐全、内容完整”等标准规范。
（一）科学制定档案分类方案
以机关单位在公务活动中形成的各种形式、各种载体的全部档案为对象，按照《机关档案管理规定》（国家档案局第13号令）第二十三条、第三十一条、三十三条规定，明确机关档案门类、各门类档案分类方法和档号编制要求。档案门类应当包括机关所有档案门类。分类方法采用年度、机构（问题）、保管期限等分类项进行复式分类，不同门类、载体或形式的档案分类方法应当尽量统一，相互呼应。档号结构以《归档文件整理规则》确定的编制规则为基础，不同载体或形式的档号编制方法应当协调呼应。
（二）确定文件材料归档范围
按照《机关档案管理规定》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合《科学技术研究档案管理规定》《科学技术研究项目档案管理规范》《建设项目档案管理规范》《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》《会计档案管理办法》《电子会计档案管理规范》《照片档案管理规范》《数码照片归档与管理规范》《录音录像档案管理规范》《公务电子邮件归档管理规则》《政府网站网页归档指南》《印章档案整理规则》等制度规范要求，确定各门类文件材料归档范围，确保纳入归档范围的文件材料能够全面、系统反映机关主要职能活动和基本历史面貌。
（三）准确划分档案保管期限
全面分析和鉴别文件材料的利用价值、凭证价值、查考价值，准确判定档案保管期限。文书档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为 30 年、10 年。
（四）编制机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表
按照档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一的方式编制，重点做好文书、科技、专业、照片、录音、录像、网页信息、实物等档案门类，由条款号、条款、保管期限组成。
