【档案学习】守护“历史铁证”:档案管理的5个关键细节

     很多人对档案的认知局限于“装订整齐的文件”，但实际上，档案的范畴远比这更广泛。从载体来看，不仅包括纸质文件，还涵盖电子文档、照片、录音录像、光盘、U盘等；从内容来看，以下几类都属于核心档案，必须重点管理。

     企业的合同协议、招投标文件、项目计划书、验收报告、财务凭证；机关单位的发文、收文、会议纪要、调研报告等，这类档案直接关系到业务开展与责任追溯。

     单位的成立批复、资质证书、荣誉奖牌复印件、重大活动记录等，这些档案承载着单位的发展历史，具有不可替代的价值。

       档案管理的疏漏，往往源于日常的“小马虎”。以下这些常见错误，一定要警惕并杜绝。

有的员工习惯将合同放在办公桌抽屉，将项目资料存在个人电脑，甚至把重要档案带回家。这种分散存放的方式，不仅容易导致档案丢失、损坏，还可能出现“人员离职，档案失联”的情况。某企业就曾因销售经理离职时带走客户合同档案，导致后续与客户产生纠纷时无法提供关键凭证，最终承担了巨额赔偿。

      正确做法：建立专门的档案存放区域，纸质档案存入带锁档案柜，电子档案集中存储在单位专属服务器或加密云盘，严禁个人私自留存核心档案。

      “同事借份合同看看，没登记”“领导拿走档案审批，忘了跟进归还”，这种无规范的借阅流程，容易导致档案流转失控。曾有单位因员工借阅人事档案后未及时归还，导致档案被意外遗失，影响了该员工的职称评定，最终引发劳动纠纷。

      正确做法：制定档案借阅制度，明确“谁借阅、借什么、借多久、何时还”，无论是员工还是领导，借阅时都需填写《档案借阅登记表》，注明借阅用途和归还日期，档案管理员负责定期催还，确保档案“去向清晰、按时回归”。

      一些单位觉得“过期档案占地方”，就随意撕毁、焚烧或当作废纸卖掉，这种做法存在极大风险。部分档案即使过了短期使用期限，仍可能涉及法律追溯、权益保障等需求，随意销毁可能导致后续工作无据可查。

      正确做法：严格执行档案销毁流程，由档案管理员、业务部门负责人、法务人员共同审核，确定需销毁的档案清单，填写《档案销毁清册》，经单位领导审批后，由两人以上共同监督销毁，并做好销毁记录，确保“可追溯、无遗漏”。

      档案管理并非“沉重负担”，掌握科学方法，就能高效又安全地做好管理工作，核心在于“收、管、用”三个步骤。

     档案管理的最终目的是“用”，要建立便捷的查询机制。纸质档案可制作索引目录，电子档案可搭建检索系统，让使用者能快速找到所需档案。同时，明确档案使用规范，确保档案在使用过程中不被涂改、损坏，充分发挥档案在决策参考、责任追溯、权益保障中的作用。

      很多人觉得“档案管理是档案管理员的事”，这种想法是错误的。档案的产生、收集、使用贯穿于每个岗位的工作中，无论是业务人员及时提交材料，还是员工规范借阅归还，都是档案管理的重要环节。

      做好档案管理，不是为了“应付检查”，而是为了让工作更有序、权益更有保障、发展更有依据。从今天起，不妨检查一下自己手中的档案：是否及时归档？是否安全存放？是否规范借阅？让每一份档案都得到妥善管理，才能为工作与生活筑牢“安全防线”。