【档案学习】档案工作不摸瞎!核心内容一文吃透

档案收集是档案工作的起点，核心是将在各项工作中形成的、具有保存价值的各类文件材料，及时、完整、系统地收集起来，杜绝遗漏、丢失。这是档案工作的基础，没有规范的收集，后续一切工作都无从谈起。

结合工作实际，收集范围主要包括：公文材料（请示、报告、批复、通知、通报等）、会议材料（会议纪要、议程、签到表等）、人事档案（简历、考核表、任免文件等）、业务档案（工作方案、总结、报表、合同协议等）、声像档案（照片、视频、录音等），以及其他具有保存价值的各类材料。

收集过程中，需遵循“及时收集、全程跟踪”原则，明确收集责任分工，确保各项工作形成的材料不流失、不积压，做到“事事有记录、件件有归档”。

档案整理是档案工作的核心环节，目的是将收集到的零散、杂乱的档案材料，按照一定的规则和标准，进行分类、编号、装订、编目，使其系统化、规范化，便于后续保管和利用。这是体现档案工作专业性的关键，也是机关单位档案规范化建设的核心要求。

具体工作内容包括：

一是分类，按照工作职能、档案类型（文书、人事、业务、声像等）、保管期限（永久、长期、短期），对档案材料进行科学划分；

二是排序，在分类基础上，按照材料形成的时间顺序、逻辑关系，对每一类档案进行有序排列；

三是编号，为每一份档案、每一卷档案分配唯一的编号，确保档案标识唯一、可追溯；

四是装订，对纸质档案进行规范装订，防止材料破损、散落；

五是编目，编制档案目录（案卷目录、卷内目录等），明确档案的名称、形成单位、形成日期、编号、保管期限等信息，为查阅利用提供指引。

整理过程中，需严格遵循国家和行业相关标准，结合本单位实际制定整理规范，确保档案整理统一、规范、有序，杜绝随意整理、杂乱无章的情况。

档案保管是档案工作的重要保障，核心是采取科学的防护措施，妥善保管已整理归档的档案，防止档案损毁、丢失、泄密，确保档案的完整和安全，实现档案的长期留存。这是档案工作的底线要求，直接关系到档案的存续和利用价值。

主要工作内容包括：

一是硬件保障，配备符合标准的档案库房，设置防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等防护设施，定期检查维护，确保库房环境符合档案保管要求；

二是日常管理，建立档案库房管理制度，规范档案入库、出库流程，定期对档案进行清点、排查，及时发现和处理档案破损、霉变、虫蛀等问题，对破损档案进行修复、复制；

三是涉密档案管理，对涉及国家秘密、工作秘密、商业秘密的档案，实行专人保管、专柜存放、严格管控，规范查阅、借阅、传递流程，严防泄密事件发生；

四是声像、电子档案保管，针对声像、电子档案的特殊性，采取备份存储、防磁防护、定期迁移等措施，防止电子档案丢失、损坏、失效。

档案利用是档案工作的最终目的，核心是围绕中心工作，为各项工作开展、决策部署、检查考核、维权取证等提供精准、高效的档案服务，让“死档案”变成“活资源”。这是档案工作价值的集中体现，也是服务各项事业发展的关键所在。

具体工作内容包括：

一是查阅服务，建立档案查阅制度，明确查阅条件、流程和要求，为单位内部工作人员、上级部门、相关单位及符合条件的个人，提供档案查阅服务，做好查阅登记、记录；

二是借阅服务，针对工作需要，规范档案借阅流程，明确借阅期限、责任，确保借阅档案按时归还、完好无损；

三是档案编研，结合单位工作实际，编制档案汇编、大事记、专题资料等，梳理历史脉络、总结工作经验，为单位决策部署提供参考；

四是专项服务，配合审计、巡察、考核、维权等专项工作，精准调取相关档案，为工作开展提供支撑，助力各项工作规范推进。

档案利用过程中，需坚持“依法利用、规范利用、保密利用”的原则，既要保障档案利用的便捷性，也要严防档案泄密、损毁。

档案鉴定与销毁是档案工作的重要环节，核心是对保管到期的档案，按照规定的程序和标准，进行鉴定审核，区分具有继续保存价值和无保存价值的档案，对无保存价值的档案，依法依规进行销毁，避免档案积压，提升档案管理效率。

主要工作内容包括：

一是成立鉴定小组，由单位档案管理部门、相关业务部门工作人员组成鉴定小组，负责档案鉴定工作；

二是鉴定审核，按照档案保管期限规定，对保管到期的档案进行逐一审核，明确鉴定意见，对具有继续保存价值的档案，延长保管期限并重新归档，对无保存价值的档案，列入销毁清单；

三是公示备案，对拟销毁的档案，按照规定进行公示，公示无异议后，报上级档案管理部门备案；

四是依法销毁，按照备案意见，组织专人对拟销毁档案进行销毁，做好销毁记录，确保销毁过程规范、可追溯，严禁私自销毁档案。

随着信息化时代的发展，档案数字化、信息化建设已成为机关单位档案工作的必然趋势，核心是运用现代信息技术，将纸质档案转化为电子档案，搭建档案信息化管理平台，实现档案管理的数字化、网络化、智能化，提升档案管理效率和利用水平。

主要工作内容包括：

一是档案数字化转换，对纸质档案进行扫描、录入、著录，将其转化为标准格式的电子档案，确保电子档案与纸质档案一致、完整、清晰；

二是信息化平台建设，搭建单位档案信息化管理系统，实现电子档案的存储、检索、查阅、借阅、备份、统计等功能，提升档案管理的便捷性；

三是电子档案管理，建立电子档案管理制度，规范电子档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用等流程，确保电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性；

四是信息化运维，定期对档案信息化系统进行维护、升级，排查安全隐患，保障系统正常运行，做好电子档案的备份工作，防止电子档案丢失、损坏。

档案统计与监管是档案工作的重要保障，核心是对档案工作的各项情况进行统计、分析，加强对档案工作的监督管理，压实工作责任，推动档案工作规范化、制度化开展。

主要工作内容包括：

一是档案统计，定期对档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁、数字化等情况进行统计，编制档案工作统计表，分析档案工作开展情况，为工作决策提供依据；

二是监督检查，建立档案工作监督检查机制，定期对本单位档案管理工作进行自查，配合上级档案管理部门开展检查、考核工作，及时发现和整改档案工作中存在的问题；

三是责任落实，明确档案工作岗位职责，将档案工作纳入单位工作考核，压实各部门、各岗位档案工作责任，推动档案工作各项任务落到实处；

四是业务培训，定期组织档案管理人员开展业务培训，学习档案法律法规、政策标准、业务技能，提升档案管理人员的专业素养和履职能力。