【档案学习】档案材料的收集、鉴别与归档规范指引

（一）收集范围界定

需全面覆盖本单位各项职能活动中直接形成或间接产生的、具备保存价值的各类文件材料，确保档案资源的系统性与完整性。具体涵盖四大类核心档案：

一是文书档案，包含单位正式印发的红头文件、各类会议纪要、重要合同协议、请示批复等公文材料；

二是科技档案，涵盖基建项目立项批复、施工图纸、设备采购合同及技术说明书、科研项目立项申报与成果验收材料等；

三是专业档案，包含会计凭证、账簿报表、人事任免文件、业务办理流程记录等专项领域材料；

四是声像档案，涵盖反映单位重要活动的照片、音频录音、视频影像等载体材料。

针对电子文件，收集过程中须同步归集元数据（如文件创建时间、修改记录、责任人等）及相关背景关联信息，例如OA系统流转文件需完整留存从拟稿、审核到签发的全流程审批记录，确保电子文件的溯源性与可查性。

（二）核心收集要求

1. 完整性要求：需严格确保档案材料的全链条齐全，具体包括文件正本与定稿、正文与附件、主件与附件、纸质文本与对应的电子版本完整配套，避免因材料缺失影响档案的利用价值；

2. 时效性要求：依据《机关档案管理规定》第13条明确要求，所有办理完毕的文件材料，须在次年6月30日前完成整理并移交归档，确保档案收集工作的及时性与规范性；

3. 责任归属要求：严格实行“谁形成、谁负责、谁归档”的管理原则，各业务部门需明确兼职档案管理人员，专门负责本部门日常文件材料的收集、分类、预立卷及初步整理工作，保障档案收集工作的责任落地。

（一）价值甄别标准

按照档案价值等级实行分级保管，具体甄别标准如下：永久保存类，主要包括涉及单位机构沿革、重大决策部署、重要产权权属证明、核心资质文件等具有长远利用价值的核心文件材料，此类档案是单位历史发展与核心权益的重要佐证；定期30年保存类，涵盖一般性事务管理文件、阶段性工作总结报告、中期项目推进材料等在较长时期内具有查考价值的材料；定期10年保存类，主要为日常工作通知、临时性统计报表、短期事务办理凭证等仅需短期留存查考的常规性材料。所有档案的价值甄别工作，须严格依据《机关文件材料归档范围和档案保管期限表》的具体规定执行，确保甄别结果的合规性与准确性。

（二）真实性核验要点

重点核查文件形成的法定程序合规性，核心验证要点包括文件的签发手续是否完整、印章加盖是否规范有效、签署人员是否具备相应权限等；针对电子文件，需通过验证数字签名的有效性、核查文件哈希值的一致性等方式，确保电子文件未被篡改，保障其真实性。同时，对核查过程中发现的破损、字迹褪变、载体老化等存在损毁风险的档案材料，须及时启动修复抢救程序，采取托裱、字迹加固、数字化备份等专业措施，避免档案信息丢失。

（三）密级界定规范

严格依据国家及单位相关规定，对档案材料实行密级分级标注管理，具体分为国家秘密、工作秘密、商业秘密三个等级，标注内容需清晰、准确且符合规范。针对档案中包含的敏感个人信息，如身份证号码、银行账户信息、联系方式等，须按照数据安全管理要求采取脱敏处理措施，通过遮挡、加密等方式保护个人信息安全，防范信息泄露风险。

（一）整理标准要求

档案整理需严格遵循标准化要求，其中纸质文件采用“件”式整理模式，通常以每份独立文件为一个基本整理单位，便于后续检索与管理；装订环节需区分保管期限实施差异化操作，永久保存类档案须彻底去除订书钉、回形针等金属装订物，防止金属物锈蚀损坏档案，优先采用线装或专业胶粘方式装订，保障档案长期保存的稳定性；电子档案整理需严格遵循《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894）的相关技术要求，确保电子档案的格式合规、信息完整及长期可读。

（二）编目与移交验收流程

编目工作需完整涵盖核心要素，包括文件题名、形成时间、形成单位、责任人、保管期限、密级等关键信息，确保编目数据准确规范，提升档案检索的精准性与高效性；移交验收环节需严格履行规范流程，移交方与接收方需共同填写《档案交接文据》，详细列明移交档案的数量、种类、保管期限等信息，经双方签字确认后完成正式交接，明确双方责任。针对电子档案，移交前须完成真实性、完整性、可用性、安全性“四性”检测，检测合格后方可办理移交手续，保障电子档案的管理安全。

（一）机关单位重点归档范围

结合机关单位公务活动特性，依据《机关档案管理规定》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等规范要求，重点归档范围涵盖以下核心类别：

1. 核心职能类档案，包括机关制发的政策文件、请示批复、会议纪要、工作计划总结、人事任免、财务预决算、国有资产登记等反映主要职能活动的材料，以及需贯彻执行的上级机关文件、下级机关报送的重要专项报告；

2. 专项工作类档案，涵盖临时机构开展专项工作、处置突发事件、举办重要活动形成的全套材料，以及重大建设项目、科研课题等形成的审批、实施、验收等过程性文件；

3. 特殊载体类档案，包含反映公务活动的照片、音视频等声像档案，业务数据、公务电子邮件等电子档案（需同步归档元数据），以及印章、奖牌、证书、公务礼品等实物档案，其中电子档案需符合《电子文件归档与电子档案管理规范》相关要求。

（二）机关单位针对性建议

结合机关单位档案管理政治性、规范性的核心要求，依据《机关档案管理规定》等规范，提出以下针对性优化建议：

1. 强化涉密档案全流程管理，归档前需对涉密载体密级和保密期限重新审查，符合变更或解密条件的按规定程序处理后再归档；归档时需在卷宗显著位置标注与卷内最高密级、最长保密期限一致的标志，查阅涉密档案须严格履行审批手续，控制接触范围。

2. 完善档案管理保障体系，建立稳定的档案工作队伍，明确分管领导、专职/兼职档案员职责，避免人员频繁调换；定期开展档案业务培训，提升管理人员对政策规范的掌握度和实操能力；同步推进档案信息化建设，在规范电子档案“四性”管理的基础上，搭建便捷检索平台，实现纸质档案与电子档案同步管理、高效利用。

3. 规范特殊载体档案管理，针对照片、音视频等声像档案，需确保原始载体、副本及文字说明（含时间、地点、人物、事件）齐全；对于印章、奖牌等实物档案，要建立专门台账，详细记录来源、保管状态等信息，同步归档对应的电子影像资料，提升档案完整性。

审  核：高   敏

编  辑：李   景